MANAJEMEN INFORMASI DALAM PENDIDIKAN


إن الله يحب إذا عمل أحدكم العمل أن يتقنَهُ
(رواه الطبراني)

“Sesungguhnya Allah Sangat mencintai orang yang jika melakukan sesuatu pekerjaan, dilakukan secara itqan (tepat, terarah, jelas dan tuntas / dengan manajemen yang baik)”
(HR. Thabrani)

KATA PENGANTAR



Segala puji bagi Allah Ta’ala Tuhan semesta alam yang telah memberikan rahmat serta hidayah – Nya kepada kita semua sehingga kita masih dapat menapaki jalan yang lurus yakni agama Islam, dan dengan rahmat – Nya pula penulis dapt menyelesaikan tugas makalah ini dengan baik.

Shalawat serta salam semoga dapat tercurahkan kepada Nabiyyullah sebagai Nabi akhir zaman sekaligus penutup para Nabi dan Rasul utusan Allah Muhammad saw.
Manajemen informasi merupakan suatu hal yang menyangkut perangkat manusia (brainware) yang akan mengimplementasikan sistem yang akan dibangun, serta mengembangkan teknologi informasi yang sejalan dengan kebutuhan lembaga pendidikan Islam dan perkembangan lembaga pendidikan Islam di masa mendatang.
Harapan penulis semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua yang membaca dan mengambil pelajaran darinya.
Penulis

BAB I
PENDAHULUAN

Lembaga pendidikan merupakan sebuah organisasi besar yang berfungsi sebagaia pengantar peserta didik menuju kearah pendewasaan akal dan perubahan tingkah laku. Perkembangan ilmu pengetahuan dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan organisasi yang dapat menimbulkan persaingan antar lembaga pendidikan lain, masing – masing lembaga ingin lebih maju cepat dibanding yang lain dengan mengacu pada tujuan pendidikan yang telah dicanangkan, untuk mencapai tujuan, tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan, dan keseluruhan kegiatan manajemen itu memerlukan dukungan informasi.

Dalam organisasi, pekerjaan informasi itu sangat rumit. Pekerjaan tersebut terdapat pada seluruh organisasi yaitu pada setiap unit kerja yang ada dalam organisasi, sesuai dengan tingkat operasional dan tingkat manajemen masing – masing unit.

Sebagaimana lembaga pendidikan sebagai suatu organisasi pendidikan, di sana ada arus informasi yang berjalan dari satu unit ke unit yang lainnya, agar masing – masing unit dapat bekerja mencapai tujuan, untuk kemudian secara bersama – sama saling mendukung untuk mencapai tujuan organisasi. Kerjasama informasi sebagai dukungan terhadap kegiatan organisasi dapat dikatakan sebagai kerjasama mengelola informasi dlam suatu organisasi di bawah satu lokal yang sama.

Kebutuhan lembaga akan informasi tergantung pada fungsi operasional, kebutuhan ini terdapat dalam dua hal yaitu isi dan ciri informasi.

Dalam sebuah perusahaan, kebutuhan isi informasi dalam unit pemasaran akan memerlukan data mengenai pelanggan, penjual dan sebagainya, sedangkan di lembaga pendidikan, kebutuhan wakil kepala sekolah bidang kurikulum (waka kurikulum) akan memerlukan data mengenai dasar – dasar pengembangan kurikulum, pengembangan komponen kurikulum dan sebagainya. Sedangkan ciri informasi diperlukan berbeda juga dengan fungsi unit dalam satu unit dalam lembaga pendidikan.

Informasi diperlukan manusia untuk menyelesaikan berbagai keperluan hidupnya, termasuk kehidupannya di dalam pekerjaan organisasi, mendukung setiap kegiatan manusia .

BAB II
PEMBAHASAN
MANAJEMEN INFORMASI DALAM LPI

A. Pengertian Informasi

Secara ethimologi, kata informasi berasal dari bahasa Inggris “information” yang berarti keterangan . Sedangkan dalam istilah manajemen, informasi / information adalah keseluruhan yang nyata atau tidak nyata yang dapat mengurangi ketidak-pastian mengenai suatu keadaan atau peristiwa, informasi merupakan tafsiran atas data…sehingga mempunyai makna karena itu dapat pula dikatakan bahwa informasi itu adalah data yang telah diproses ke dalam bentuk bermakna. Informasi menambah gambaran dan menunjukkan kepada penerimanya sesuatu yang belum diketahui sebelumnya . Atau informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu .

Beberapa tokoh dan ahli mengemukakan pengertian yang berbeda tentang informasi.
Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Information System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami dalam di dalam keputusan sekarang maupun masa depan .

Menurut Barry E. Chusing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya .
Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Dearden dalam bukunya Accounting Information Systems: Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk – bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan bisnis .
Sedang data merupakan bentuk jamak dari “Datum” yang berarti informasi. Data dapat berupa apa saja dan dapat ditemui dimana saja . Atau data adalah fakta yang terolah atau terorganisasi dengan sistematis .

Di atas telah dikatakan bahwa informasi adalah data, kedua istilah ini baik informasi atau data seringkali dipergunakan dengan bergantian, namun kedua konsep ini sebenarnya ada perbedaan yang cukup prinsipil.

Perbedaan yang biasanya dibuat ialah dengan mengatakan bahwa data adalah “bahan baku” yang harus diolah sedemikian rupa sehingga berubah sifatnya menjadi informasi .

Sedangkan kata Gordon B. Davis dan Margrethe H. Oslon, informasi umumnya didefinisikan sebagai data yang bermakna atau berguna bagi penerima. Berbeda dengan informasi, data merupakan pernyataan (Statements), kenyataan (Facts), atau angka (Figures) yang mungkin cermat tetapi dalam konteks yang sebenarnya mempunyai makna atau relevansi yang kecil saja. Kendatipun demikian, data, bila relevan dengan masalah yang spesifik, akan menjadi informasi setidak – tidaknya diperlukan dua macam proses untuk membantu data agar berubah menjadi informasi. Pertama, pemisahan yang berguna dari yang tidak berguna dan yang berkaitan dari yang berlebihan. Kedua, penarikan kesimpulan atau keputusan umum yang didukung oleh data. Karena itu, relevansi informasi tergantung pada kegunaannya, sedangkan kegunaan informasi tersebut tergantung pada berbagai faktor, seperti waktu, tempat, bentuk, semantik (arti kata – kata), ketelitian penyampaian dan pengolahan data, dan tujuan si penerima informasi .

Dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah suatu hasil pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi orang yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk mengambil keputusan.

Dalam pembahasan manajemen informasi terdapat istilah – istilah yang tidak dapat dilepaskan darinya, seperti Informasi Manajemen adalah informasi yang dibutuhkan oleh manajer puncak (dalam lembaga pendidikan adalah kepala sekolah) dalam pembuatan keputusan. Sistim Informasi Manajemen (Management Information System) adalah pendekatan yang terorganisasi dan terencana untuk memberi eksekutif bantuan informasi yang tepat yang memberi kemudahan bagi proses manajemen.

B. Jenis – Jenis Informasi

Jika dipandang dari jenis kegiatan substantif dan fasilitatif yang terdapat pada tiap organisasi, maka informasi dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu:

1. Informasi Substantif

Informasi substantif adalah informasi yang berkaitan dengan kegiatan substantif. Kegiatan substantif adalah kegiatan pokok dari suatu organisasi. Kegiatan tersebut merupakan kegiatan atau bidang utama dari suatu organisasi, sesuai dengan tujuan utama dari organisasi bersangkutan . Contoh kegiatan pokok di lembaga pendidikan Islam adalah masalah – masalah yang berkaitan dengan pendidikan seperti, pengembangan kurikulum, proses belajar – mengajar, dsb.

2. Informasi Fasilitatif

Informasi fasilitatif adalah informasi yang berkaitan dengan kegiatan fasilitatif. Kegiatan fasilitatif adalah kegiatan pendukung dari suatu organisasi .

Selain itu, jenis informasi dapat di kelompokkan berdasarkan isi informasi, bentuk informasi, dan keluaran informasi:

1. Isi Informasi

Informasi biasanya disebut berdasarkan isi pokok atau subjek (subject) dari informasi bersangkutan. Subyek tersebut adalah mengenai suatu kegiatan atau bidang kegiatan tertentu, mulai dari tingkat sujek yang luas sampai pada tingkat yang sempit.

2. Bentuk Informasi

Berdasarka pada bentuknya, maka informasi dapat dibedakan dalam delapan bentuk informasi, yaitu:

a) Informasi Uraian

Adalah informasi yang disajikan dalam bentuk uraian cerita yang panjang atau singkat yang berisikan kalimat – kalimat yang ringkas dan jelas. Informasi ini bisa dalam bentuk laporan, notulen, surat atau memo.

b) Informasi Rekapitulasi

Adalah informasi ringkas dengan hasil akhir dari suatu perhitungan (kalkulasi) atau gabungan perhitungan yang berisikan angka – angka yang disajikan dalam bentuk kolom – kolom, contoh neraca, rekening, daftar pembelian, kalkulasi harga dan sebagainya.

c) Informasi Gambar

Adalah informasiyang dibuat dalam bentuk gambar atau bagan, misalnya gambar konstruksi, dan bagan organisasi.

d) Informasi Model

Adalah informasi dalam bentuk formulir dengan model – model yang dapat memberikan nilai ramalan atau prediksidan nilai – nilai lain seperti nilai hasil pemecahan persoalan yang optimal sebagai alternatif bagi pembuatan keputusan. Dengan model yang memberikan nilai ramalan, manajemen dapat meramalkan jauh beberapa tahun kedepan berbagai dampak positif dan negatif yang akan mempengaruhi keputusan yang dibuat.

e) Informasi Statistik

Adalah informasi yang disajikan dalam bentuk angka yang ditunjukkan dalam bentuk grafik atau table. Dari pengolahan statistik dapat disediakan informasi dalam bentuk nilai – nilai koefisien seperti variasi, korelasi, determinasi, dan regeresi.

f) Informasi Formulir

Adalah informasi yang dibuat dalam bentuk formulir dengan format (kolom) isian yang sudah ditentukan dajn yang disesuaikan dengan keperluan kegiatan masing – masing.

g) Informasi Animasi

Adalah informasi dalam bentuk gambar animasi dengan suara dan video. Informasi ini dapat disebut informasi multimedia.

h) Informasi Simulasi

Adalah informasi mengenaisuatu kegiatan nyata pada suatu situasi atau peralatan yang dibuat dalam bentuk serupa tetapi dengan ukuran kecil atau dengan layar komputer menjadi mirip seperti ukuran sebenarnya.

3. Keluaran Informasi
Pengelompokan informasi berdasarkan hasil olahan computer yaitu sebagai keluaran (out put) komputer umumnya dibagi menjadi dua bentuk, yaitu:

a) Laporan

i. Laporan Periodik (periodics reports)

Disebut juga laporan terjadwal (scheduled reports). Laporan ini diproduksi menurut interval tetap atau reguler (harian, mingguan, bulanan) dan menggambarkan informasi rutin dalam bentuk detail maupun kesimpulan.

ii. Laporan Atas Permintaan (unscheduled reports)

Kadang disebut sebagai laporan tidak terjadwal (unscheduled reports) yang diproduksi hanya bila diminta. Laporan disiapkan atas permintaan khusus.

iii. Laporan Perkecualian (exception reports)

Laporan ini dibuat secara otomatis oleh sistem informasi bila situasi kekecualian terjadi, yang memerlikan perhatian manajemen. Laporan ini biasanya dibuat karena situasi atau kondisi tidak memuaskan.

iv. Laporan Spesial (special reports)

Laporan ini disiapkan untuk keperluan bersifat informasional yang tidak terantisipasi. Laporan spesial diminta sebagai hasil dari beberapa kejadian yang signifikan tetapi sama sekali tidak terduga sebelumnya.

v. Laporan Prediktif (predictif reports)

Laporan ini disiapkan dengan menggunakan teknik analisis statistik , simulasi, atau model. Laporan ini mencoba meramalkan kecenderungan masa depan.

b) Jawaban Pertanyaan

Sebagai alternatif dari laporan pada sistem informasi, maka administrator / kepala lembaga pendidikan dapat juga mengajukan pertanyaan (inquires).

C. Kontrol Informasi

Kontrol adalah proses yang mengukur prestasi yang berjalan dan menuntun kearah tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Esensi kontrol terletak pada pengawasan langkah – langkah yang ada kaitannya dengan hasil yang diinginkan yang ditentukan di dalam proses perencanaan .

Landasan kontrol dalam Islam adalah sebagai berikut:

1. تواصوا بالحق saling menasehati atas dasar kebenaran dan norma yang jelas. Tidak mungkin sebuah kontrol akan berlangsung dengan baik tanpa norma yang jelas . Begitu juga informasi harus dikontrol atas dasar kejelasan, sehingga apa yang didapat dari informasi dapat diolah dengan baik sehingga dapat memenuhi kebutuhan lembaga pendidikan Islam.

2. تواصوا بالصبر saling menasehati atas dasar kesabaran. Pada umumnya, seorang manusia sering mengulangi kesalahan – kesalahan yang pernah dilakukan, oleh karena itu diperlukan تواصوا بالصبر . Karena kontrol harus teliti, maka iapun harus dilakukan dengan berulang – ulang sehingga membutuhkan kesabaran.

3. تواصو بالمرحمة saling menasehati atas dasar kasih sayang , tujuan melakukan pengawasan, pengendalian dan koreksi adalah untuk mencegah seseorang terjerumus kedalam informasi atau sesuatu yang salah, agar informasi yang diterima benar – benar valid untuk kebutuhan lembaga.

Elemen – elemen esensial dalam tiap sistem kontrol adalah sebagai berikut:

1. Tujuan yang ditentukan sebelumnya, demikian juga rencana, kebijaksanaan, standar, norma, aturan keputusan, kriteria atau tolok ukur.
Usaha untuk meramalkan kejadian yang akan datang merupakan dasar untuk menafsirkan kejadian yang aktual sedang berjalan.

2. Alat pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan (bila mungkin secara kuantitatif).

Merupakan pengukuran prestasi aktual, langkah ini pada umumnya menuntut perhatian khusus dan pengeluaran, karena pencatatan dan laporan – laporan haruslah disusun untuk menyampaikan informasi.

3. Alat untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan dengan kriteria.

Elemen ini melibatkan studi pertautan, gunanya, pembandingan prestasi yang lalu dengan prestasi yang sudah direncanakan ialah tidak hanya untuk mengetahui apabila ada kesalahan, tetapi juga untuk memungkinkan kepala lembaga pendidikan untuk meramalkan problem di masa mendatang, kontrol yang baik akan memberikan informasi secepatnya dan sevalidnya sehingga hambatan – hambatan dalam manajemen dapat dicegah.

4. beberapa sarana koreksi atas kegiatan yang sedang berjalan seperti untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Elemen ini adalah tahap membuat koreksi yang melibatkan suatu keputusan untuk tidak melakukan apapun apabila prestasi tidak terkontrol.
Dua tipe dasar kekeliruan yang menghinggapi kepala lembaga dalam mengambil tindakan korektif adalah:
a. Mengambil tindakan justru ketika tidak diperlukan.
b. Salah mengambil langkah justru ketika langkah korektif diperlukan.
D. Pengelolaan Informasi

Telah dijelaskan di atas bahwa informasi merupakan data sehingga pengelolaan informasi tekait dengan pengolahan data untuk menjadi sebuah informasi yang akan berguna bagi lembaga.

Di dalam sebuah organisasi / lembaga baik kependidikan atau bukan, pengelolaan informasi sangat penting, baik untuk kepentingan pengambilan keputusan yang bersifat taktis ataupun strategis.

Semua unit kerja mempunyai kepentingan dengan informasi dalam menyelenggarakan tugasnya masing – masing. Setiap unit memerlukan informasi dan sekaligus menghasilkan informasi. Karena itu pekerjaan informasi ada pada setiap unit kerja .
Pengolahan data menjadi informasi disebut juga sebagai proses, transformasi, atau manipulasi data menjadi informasi. Bentuk pengolahannya dapat terdiri dari klasifikasi, sortir, kalkulasi, dan penyimpulan. Alat pengolahnya dapat dikelompokkan menjadi alat pengolah manual, mesin manual, mesin elektrik, dan komputer , hasil pengolahan data tadi disebut sebagai sebuah informasi, baik berupa bentuk laporan, model deskriptif, dan bentuk statistik.

Informasi kemudian dianalisis sebagai bahan pengambilan keputusan . Jadi dapat disimpulkan bahwa pengelolaan informasi merupakan analisis tehadap segala bentuk informasi baik yang berupa laporan, model deskriptif, dan bentuk statistik yang digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.

Adapun media sebagai pengolah informasi adalah:

a. Manusia

Sebuah model sederhana mengenai manusia sebagai pengolah informasi terdiri dari indera penerima (mata, telinga, hidung dan sebagainya) yang menerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolah (otak sebagai penyimpan). Hasil olahan adalah respons / tanggapan keluaran (secara fisik, ucapan, tulisan, dan sebagainya) .

b. Pemrograman

Di dalam pengelolaan informasi dengan pemrogaman ada 4 (empat) cara pengolahan informasi yaitu:

1) Klasifikasi (Classification)

Klasifikasi adalah pengelompokan data berdasarkan kesamaan karakteristik ke dalam grup atau kelas . Misalnya KRS (Kartu Rencana Studi) mahasiswa, dikelompokkan menurut mata kuliah, sehingga diperoleh jumlah mahasiswa per-mata kuliah.

2) Kalkulasi (Calculating)

Kalkulasi adalah kegiatan pengolahan data dalam bentuk penghitungan angka – angka (arithmetic). Manipulasi angka – angka dari data disebut kalkulasi (perhitungan). Kalkulasi dapat berupa penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian, pemangkatan, pengakaran, dan sebagainya . Contohnya adalah pada perhitungan gaji guru dan karyawan, maka jumlah jam mengajar / kerja dikalikan dengan besar bayarannya perjam mata pelajaran (untuk guru).

3) Sortir (Sorting)

Sesudah data diklasifikasikan, biasanya dalam pengolahan masih diperlukan lagi penyusunan atau pengelompokan lebih lanjut dalam bentuk urutan (sequence) dalam pembuatan informasi bentuk daftar. Sortir diperlukan terutama untuk memudahkan pencarian data catatan pada waktu informasi daftar catatan ditampilakan di layar komputer atau sesudah dicetak menjadi informasi “hardcopy”. Prosedur penyusunan data dan catatan tersebut disebut sortir . Misalnya data mahasiswa yang ada di KRS yang sudah diklasifikasikan menurut nama mata kuliah, kemudian disortir menurut urutan nomor induk mahasiswa dari nomor kecil ke nomor besar. Data urutan tersebut kemudian dibagi ke dalam bentuk kelas dengan masing – masing jumlah 30 mahasiswa sehingga sudah tersusun daftar kelas menurut urutan nomor mahasiswa.

4) Penyimpulan (Summarizing)

Agar lebih bernilai, maka data harus dipadatkan atau diringkas dengan demikian laporan hasil keluaran akan menjadi ringkas dan efektif. Penyederhanaan data dalam formulir yang lebih berdaya guna disebut penyimpulan .

Jadi penyimpulan adalah sebuah proses penyederhanaan dan pemadatan data dengan tujuan agar informasi menjadi lebih ringkas, efektif ,dan berdaya guna. Misalnya : jumlah mahasiswa dalam suatu kelas setelah diadakan klasifikasi, kalkulasi, dan sortir dalam suati kelas mata kuliah Manajemen dan Pengembangan LPI adalah 40 mahasiswa.

BAB III

PENUTUP

Manajemen informasi merupakan suatu hal yang menyangkut perangkat manusia (brainware) yang akan mengimplementasikan sistem yang akan dibangun, serta mengembangkan teknologi informasi yang sejalan dengan kebutuhan lembaga pendidikan Islam dan perkembangan lembaga pendidikan Islam di masa mendatang.

Informasi merupakan suatu hasil pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi orang yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk mengambil keputusan.

Dalam manajemen informasi, di kemukakan jenis – jenis informasi, yaitu

1. Jika dipandang dari jenis kegiatan, ada dua yaitu substantive (yang berkaitan dengan kegiatan substantive / kegiatan pokok dari suatu organisasi.) dan fasilitatif (informasi yang berkaitan dengan kegiatan fasilitatif / kegiatan pendukung dari suatu organisasi).

2. Berdasarka pada bentuknya : Informasi Uraian, Informasi Rekapitulasi, Informasi Gambar, Informasi Model, Informasi Statistik, Informasi Formulir, Informasi Animasi, dan Informasi Simulasi.

3. Keluaran Informasi :
a. Laporan, berupa ; Laporan Periodik (periodics reports), Laporan Atas Permintaan (unscheduled reports), Laporan Perkecualian (exception reports), Laporan Spesial (special reports), Laporan Prediktif (predictif reports).

b. Jawaban Pertanyaan

Kontrol adalah proses yang mengukur prestasi yang berjalan dan menuntun kearah tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Esensi kontrol terletak pada pengawasan langkah – langkah yang ada kaitannya dengan hasil yang diinginkan yang ditentukan di dalam proses perencanaan.

Di dalam sebuah organisasi / lembaga baik kependidikan atau bukan, pengelolaan informasi sangat penting, baik untuk kepentingan pengambilan keputusan yang bersifat taktis ataupun strategis.

Adapun media sebagai pengolah informasi adalah :
1. Manusia, 2. Pemrograman ada beberapa cara : a. Klasifikasi (Classification), b. Kalkulasi (Calculating), c. Sortir (Sorting), d. Penyimpulan (Summarizing).

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003.
Davis, Gordon B. Sistem Informasi Manajemen Bagian I. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo, 1999.
Hafidhudin, Didin dan Henri Tanjung. Manajemen Syari’ah dalam Praktik. Jakarta: Gema Insani Press, 2003.
Kadarman, A. M, dkk. Pengantar Ilmu Manajemen; Buku Panduan Mahasiswa. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1996.
Komaruddin. Ensiklopedi Menejemen. Jakarta: Bumi Aksara, 1994.
Massie, Joseph L. Dasar – Dasar Manajemen (terjemahan). Jakarta: Erlangga, 1985.
Pengertian Manajemen Informasi. http://www.uny.ac.id/akademik/. diakses tanggal 17 April 2008.
Rizal, Yose dan David Sahrani. Kamus Populer Kontemporer. Jakarta: …….,2004.
Siagian S. P. Sistem Informasi Untuk Pengambilan Keputusan. Jakarta: Haji Masagung, 1988.